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系統缺口分析與實作建議

分析日期： 2025-11-30 分析目的： 評估現有系統對於匯入 Excel 帳務資料的支援程度，並提出實作建議

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一、現有系統能力盤點

✅ 已具備的功能

1. 會計科目系統（完整）

• Model: ChartOfAccount
• 資料表: chart_of_accounts (已建立 55 個專業科目)
• 支援: 5 種科目類型 (資產/負債/淨資產/收入/支出)
• 狀態: ✅ 可直接使用

2. 財務憑證系統（功能完整）

• Model: FinanceDocument
• 核心功能:
  • 多層級審批流程 (出納 → 會計 → 理事長 → 理監事會)
  • 金額分級 (小額 < 5,000 / 中額 < 50,000 / 大額 ≥ 50,000)
  • 付款指令 (PaymentOrder)
  • 付款核銷 (PaymentVerification)
• 狀態: ✅ 功能完整，可直接使用

3. 出納簿系統（完整）

• Model: CashierLedgerEntry
• 功能:
  • 記錄每筆現金異動
  • 計算前後餘額
  • 支援銀行對帳
• 狀態: ✅ 可直接使用

4. 銀行對帳系統

• Model: BankReconciliation
• 功能: 匹配銀行交易與系統記錄
• 狀態: ✅ 可用於驗證匯入資料

5. 預算管理系統

• Model: Budget, BudgetCategory
• 功能: 年度預算編列與控管
• 狀態: ✅ 可直接匯入 2025 預算

6. 資料匯入基礎設施

• 套件: Laravel Excel (maatwebsite/excel v3.1) ✅ 已安裝
• 現有範例:
  • ImportMembers (會員匯入指令)
  • ImportDocuments (文件匯入指令)
• 基礎功能:
  • CSV/Excel 讀取
  • 資料驗證 (多層次)
  • 批次處理 (updateOrCreate)
  • 稽核日誌
  • Queue 非同步支援
• 狀態: ✅ 基礎架構完整

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二、系統缺口分析

⚠️ 關鍵缺口：會計分錄系統

問題：目前沒有完整的複式簿記系統

現況調查發現：

1. Transaction Model 採用簡化單式記帳

   // 現有欄位
   $table->decimal('amount', 15, 2);
   $table->enum('transaction_type', ['income', 'expense']);
   

   • ❌ 沒有「借方/貸方」概念
   • ❌ 無法記錄複式分錄
   • ❌ 無法自動平衡檢查

2. 測試程式碼顯示曾規劃複式簿記

   // tests/Unit/FinanceDocumentTest.php 中有使用
   'debit_amount' => 10000,
   'credit_amount' => 10000,
   

   但實際 Transaction Model 並沒有這些欄位。

3. 缺少的核心功能

   • ❌ 傳票/分錄表 (Journal Entry)
   • ❌ 試算表 (Trial Balance)
   • ❌ 總分類帳 (General Ledger)
   • ❌ 財務報表產生器

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🔍 具體缺口清單

缺口 1：沒有「會計分錄」資料表

影響：

• 無法正確記錄一筆交易的借貸雙方
• 無法產生標準會計報表
• Excel 資料無法轉換為標準會計格式

需要：

// 需建立 AccountingEntry (會計分錄) Model
Schema::create('accounting_entries', function (Blueprint $table) {
    $table->id();
    $table->foreignId('finance_document_id')->constrained();
    $table->foreignId('chart_of_account_id')->constrained();
    $table->enum('entry_type', ['debit', 'credit']); // 借方/貸方
    $table->decimal('amount', 15, 2);
    $table->text('description')->nullable();
    $table->timestamps();
});

缺口 2：沒有「總分類帳」功能

影響：

• 無法查詢單一科目的所有交易明細
• 無法產生科目餘額表

需要：

• 建立 GeneralLedgerController
• 提供科目別查詢功能
• 計算每個科目的借貸總額與餘額

缺口 3：沒有「試算表」產生器

影響：

• 無法驗證借貸平衡
• 資料正確性難以檢查

需要：

• 建立 TrialBalanceController
• 彙總所有科目的借貸總額
• 自動檢查借=貸

缺口 4：財務憑證未自動產生會計分錄

影響：

• 憑證與分錄脫節
• 需手動建立對應關係

需要：

• 在 FinanceDocument 建立時自動產生分錄
• 支援多借多貸分錄

缺口 5：沒有 Excel 帳務資料匯入功能

影響：

• 2024 年歷史帳務無法匯入
• 需手動逐筆輸入

需要：

• 建立 ImportAccountingData Command
• Excel 科目對照表 (44 → 55 科目)
• 自動產生財務憑證 + 會計分錄

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三、Excel 資料 vs 系統科目對照

對照表設計

Excel 科目	Excel 名稱	系統科目	系統名稱	轉換邏輯
1000	現金及約當現金	1101	現金	直接對應
1101	銀行存款	1201	銀行存款	直接對應
4100	一般捐款收入	4201	捐贈收入	直接對應
4310	入會費	4102	入會費收入	直接對應
5100	業務費用	5201-5215	(多個)	需分析摘要

5100 業務費用細分規則

Excel 中所有支出都記為「5100 業務費用」，需根據「支出用途備註」欄位判斷：

// 建議對照規則
$mappingRules = [
    '交通|車費|計程車' => '5206', // 旅運費
    '會場|場地|清潔' => '5209', // 會議費
    '點心|餐|便當' => '5209', // 會議費
    '郵寄|郵資|郵票' => '5203', // 郵電費
    '影印|列印|印刷' => '5205', // 印刷費
    '文具|用品' => '5204', // 文具用品
    '電話|網路|通訊' => '5203', // 郵電費
];

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四、建議實作方案

🎯 方案 A：完整複式簿記系統（推薦）

優點：

• ✅ 符合會計準則
• ✅ 可產生標準財務報表
• ✅ 自動借貸平衡檢查
• ✅ 未來擴展性強

需建立：

1. AccountingEntry Model (會計分錄)
2. GeneralLedger 功能 (總分類帳)
3. TrialBalance 功能 (試算表)
4. 自動分錄產生器
5. Excel 匯入功能

工作量：中等（約 3-5 天）

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🎯 方案 B：簡化匯入（快速方案）

做法：

• 使用現有 FinanceDocument + CashierLedgerEntry
• Excel 資料轉為憑證
• 不建立完整分錄系統

優點：

• ⚡ 快速（1-2 天）
• ✅ 使用現有功能

缺點：

• ❌ 沒有複式簿記
• ❌ 無法產生標準報表
• ❌ 借貸不平衡無法自動檢測

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五、推薦實作步驟（方案 A）

階段一：建立會計分錄系統 (1-2 天)

步驟 1.1：建立 AccountingEntry Model

php artisan make:model AccountingEntry -m

Migration 內容：

Schema::create('accounting_entries', function (Blueprint $table) {
    $table->id();
    $table->foreignId('finance_document_id')->constrained()->onDelete('cascade');
    $table->foreignId('chart_of_account_id')->constrained();
    $table->enum('entry_type', ['debit', 'credit']);
    $table->decimal('amount', 15, 2);
    $table->date('entry_date');
    $table->text('description')->nullable();
    $table->timestamps();

    $table->index(['finance_document_id', 'entry_type']);
    $table->index(['chart_of_account_id', 'entry_date']);
});

步驟 1.2：修改 FinanceDocument Model

新增關聯：

public function accountingEntries()
{
    return $this->hasMany(AccountingEntry::class);
}

public function debitEntries()
{
    return $this->accountingEntries()->where('entry_type', 'debit');
}

public function creditEntries()
{
    return $this->accountingEntries()->where('entry_type', 'credit');
}

新增分錄產生器：

public function generateAccountingEntries()
{
    // 根據憑證類型自動產生借貸分錄
    // 例如：收入憑證 → 借：現金，貸：收入
}

步驟 1.3：建立驗證規則

// 檢查借貸平衡
public function validateBalance()
{
    $debitTotal = $this->debitEntries()->sum('amount');
    $creditTotal = $this->creditEntries()->sum('amount');

    return $debitTotal === $creditTotal;
}

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階段二：建立總分類帳功能 (0.5 天)

步驟 2.1：建立 GeneralLedgerController

php artisan make:controller Admin/GeneralLedgerController

步驟 2.2：功能需求

• 查詢指定科目的所有分錄
• 計算科目餘額
• 支援日期範圍篩選

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階段三：建立試算表功能 (0.5 天)

步驟 3.1：建立 TrialBalanceController

php artisan make:controller Admin/TrialBalanceController

步驟 3.2：產生試算表

// 彙總所有科目
$accounts = ChartOfAccount::all();
foreach ($accounts as $account) {
    $debitTotal = AccountingEntry::where('chart_of_account_id', $account->id)
        ->where('entry_type', 'debit')
        ->sum('amount');
    $creditTotal = AccountingEntry::where('chart_of_account_id', $account->id)
        ->where('entry_type', 'credit')
        ->sum('amount');
    // ...
}

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階段四：建立 Excel 匯入功能 (1-2 天)

步驟 4.1：建立匯入指令

php artisan make:command ImportAccountingData

步驟 4.2：科目對照表

// config/accounting_mapping.php
return [
    'excel_to_system' => [
        '1000' => '1101', // 現金及約當現金 → 現金
        '1101' => '1201', // 銀行存款 → 銀行存款
        '4100' => '4201', // 一般捐款 → 捐贈收入
        '4310' => '4102', // 入會費 → 入會費收入
    ],

    'expense_keywords' => [
        ['keywords' => ['交通', '車費'], 'account' => '5206'],
        ['keywords' => ['郵寄', '郵資'], 'account' => '5203'],
        ['keywords' => ['影印', '印刷'], 'account' => '5205'],
        // ...
    ],
];

步驟 4.3：匯入邏輯

讀取 Excel「收入」工作表：

// 來源：2025 收入支出總表 (含會計科目編號).xlsx → 收入
$rows = Excel::toArray(new IncomesImport, $file)[0];

foreach ($rows as $row) {
    // 1. 轉換科目代碼
    $systemAccountCode = $mapping[$row['科目編號']] ?? null;

    // 2. 建立財務憑證
    $document = FinanceDocument::create([
        'document_number' => $this->generateDocumentNumber($row['日期']),
        'document_date' => $this->parseExcelDate($row['日期']),
        'document_type' => 'income',
        'amount' => $row['收入金額'],
        'description' => $row['收入來源備註'],
    ]);

    // 3. 自動產生會計分錄
    // 借：現金
    AccountingEntry::create([
        'finance_document_id' => $document->id,
        'chart_of_account_id' => ChartOfAccount::where('account_code', '1101')->first()->id,
        'entry_type' => 'debit',
        'amount' => $row['收入金額'],
        'description' => '現金收入',
    ]);

    // 貸：收入科目
    AccountingEntry::create([
        'finance_document_id' => $document->id,
        'chart_of_account_id' => ChartOfAccount::where('account_code', $systemAccountCode)->first()->id,
        'entry_type' => 'credit',
        'amount' => $row['收入金額'],
        'description' => $row['收入來源備註'],
    ]);
}

讀取 Excel「支出」工作表：

// 來源：2025 收入支出總表 (含會計科目編號).xlsx → 支出
foreach ($rows as $row) {
    // 1. 判斷支出科目（根據用途備註）
    $expenseAccount = $this->matchExpenseAccount($row['支出用途備註']);

    // 2. 建立財務憑證
    $document = FinanceDocument::create([...]);

    // 3. 自動產生會計分錄
    // 借：費用科目
    // 貸：現金
}

步驟 4.4：匯入驗證

// 匯入後檢查
$this->info('驗證借貸平衡...');
$unbalanced = FinanceDocument::whereHas('accountingEntries')
    ->get()
    ->filter(function ($doc) {
        return !$doc->validateBalance();
    });

if ($unbalanced->count() > 0) {
    $this->error("發現 {$unbalanced->count()} 筆不平衡憑證！");
}

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階段五：UI 界面建立 (1 天)

5.1 總分類帳頁面

• 路徑：/admin/general-ledger
• 功能：科目選擇、日期範圍、分錄列表、餘額計算

5.2 試算表頁面

• 路徑：/admin/trial-balance
• 功能：所有科目餘額、借貸總計、平衡檢查

5.3 匯入頁面

• 路徑：/admin/accounting/import
• 功能：上傳 Excel、預覽對照、執行匯入、查看報告

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六、資料匯入檢查清單

匯入前準備

• 確認會計科目表已建立 (55 個科目)
• 建立 AccountingEntry 資料表
• 建立科目對照設定檔
• 準備 Excel 檔案 (3 個)
• 備份現有資料庫

匯入執行

• 執行收入資料匯入
• 執行支出資料匯入
• 執行預算資料匯入
• 檢查借貸平衡
• 驗證金額總計

匯入後驗證

• 總分類帳查詢測試
• 試算表產生測試
• 與 Excel 原始資料核對
• 產生匯入報告

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七、預期成果

完成後可實現：

1. 完整的複式簿記系統

   • 每筆交易都有借貸分錄
   • 自動平衡檢查
   • 符合會計準則

2. Excel 資料完整匯入

   • 2024 年收入 79,000 元
   • 2024 年支出明細
   • 2025 年預算規劃

3. 標準會計報表

   • 總分類帳
   • 試算表
   • 為未來財務報表奠定基礎

4. 資料追溯性

   • 每筆分錄連結到財務憑證
   • 稽核日誌記錄
   • 可追蹤資料來源

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八、時程估算

階段	工作項目	預估時間
1	建立會計分錄系統	1-2 天
2	總分類帳功能	0.5 天
3	試算表功能	0.5 天
4	Excel 匯入功能	1-2 天
5	UI 界面建立	1 天
總計		4-6 天

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九、建議優先順序

🔥 高優先級（立即執行）

1. ✅ 會計科目表已建立（完成）
2. ⭐ 建立 AccountingEntry Model 和資料表
3. ⭐ 建立基本的分錄產生邏輯

📊 中優先級（本週完成）

4. 建立 Excel 匯入功能
5. 建立總分類帳查詢
6. 建立試算表產生器

📈 低優先級（未來擴展）

7. 財務報表產生器（資產負債表、收支表）
8. 圖表視覺化
9. 預算執行率分析

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十、結論

現況總結：

• ✅ 基礎架構完整：財務憑證、出納簿、銀行對帳系統都已建立
• ✅ 會計科目齊全：55 個專業科目已匯入
• ⚠️ 缺少複式簿記：這是最關鍵的缺口
• ✅ 匯入基礎存在：Laravel Excel 已安裝，有參考範例

建議方向：

採用方案 A（完整複式簿記系統），理由：

1. 一次做對，避免日後重構
2. 符合會計準則，產出專業報表
3. 工作量可控（4-6 天）
4. 為未來功能打好基礎

下一步：

需要你確認是否採用此方案，我將開始：

1. 建立 AccountingEntry Model 和 Migration
2. 修改 FinanceDocument Model 加入分錄產生邏輯
3. 建立 Excel 匯入指令

準備好開始實作了嗎？