gbanyan/usher-manage-stack
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usher-manage-stack/協會資料匯入規劃.md
Gbanyan 642b879dd4 Add membership fee system with disability discount and fix document permissions 
Features:
- Implement two fee types: entrance fee and annual fee (both NT$1,000)
- Add 50% discount for disability certificate holders
- Add disability certificate upload in member profile
- Integrate disability verification into cashier approval workflow
- Add membership fee settings in system admin

Document permissions:
- Fix hard-coded role logic in Document model
- Use permission-based authorization instead of role checks

Additional features:
- Add announcements, general ledger, and trial balance modules
- Add income management and accounting entries
- Add comprehensive test suite with factories
- Update UI translations to Traditional Chinese

🤖 Generated with [Claude Code](https://claude.com/claude-code)

Co-Authored-By: Claude <noreply@anthropic.com>
2025-12-01 09:56:01 +08:00

6.4 KiB
Raw Blame History

協會資料匯入規劃

一、資料現況盤點

1. 會員資料

主要檔案：

  • 協會行政資料/協會會員名單/2024會員名冊/2024-01 會員名冊.xlsx (14 KB, 2024-02-19)
  • 協會行政資料/2024-11 法人登記/12-社團法人會員名冊.docx
  • 協會行政資料/協會會員名單/2024 理監事清單.docx

內容包含：

  • 會員基本資料
  • 理監事名單
  • 會員類別與狀態

2. 財務/帳務資料

主要檔案：

  • 協會行政資料/協會帳務/2024尤塞氏症及視聽雙弱協會帳務.xlsx (75 KB, 2025-07-29)
  • 協會行政資料/協會帳務/2025 收入支出總表 (含會計科目編號).xlsx (13 KB, 2025-08-12)
  • 協會行政資料/協會帳務/2025 協會預算試編.xlsx

內容包含：

  • 2024年實際帳務記錄
  • 2025年預算編列
  • 會計科目編號對照表
  • 收入支出明細

3. 文件與規範

主要檔案：

  • 協會行政資料/協會帳務/會計政策與流程手冊_v1.docx
  • 協會行政資料/協會帳務/財務流程.docx
  • 協會行政資料/規範/理監事會議原則.docx

4. 會議記錄

  • 第一次會員大會記錄
  • 理監事會議記錄
  • 工作會議紀錄

5. 法人登記文件

  • 20250220_法人登記謄本.pdf
  • 20250220_臺灣臺北地方法院公告.pdf
  • 20250220_臺灣臺北地方法院登記處函.pdf

二、系統現有功能對應

✅ 已實作功能

  1. 會員管理系統 (members table)

    • 可匯入會員基本資料
    • 支援會員狀態管理
    • 會員分類與權限

  2. 財務管理系統

    • 會計科目表 (chart_of_accounts)
    • 財務憑證 (finance_documents)
    • 交易記錄 (accounting_transactions)
    • 預算管理 (budgets, budget_categories)

  3. 文件管理系統 (documents)

    • 可上傳並分類各類文件
    • 支援權限控管

  4. 角色權限系統

    • 可設定理事長、理事、監事等角色
    • 已有完整的權限管理

三、建議匯入步驟

階段一：基礎資料建立（優先）

1.1 會員資料匯入

來源檔案： 2024-01 會員名冊.xlsx

需確認欄位：

  • 姓名 (name)
  • 身分證字號 (id_number)
  • 生日 (birthday)
  • 性別 (gender)
  • 聯絡電話 (phone)
  • 電子郵件 (email)
  • 地址 (address)
  • 入會日期 (joined_date)
  • 會員類別 (membership_type)
  • 會員狀態 (status)

匯入方式：

  • 使用系統現有的「會員匯入」功能
  • 路徑：/admin/members/import

1.2 理監事角色設定

來源檔案： 2024 理監事清單.docx

操作步驟：

  1. 確認理監事會員已匯入
  2. 為理事長、理事、監事分配對應角色
  3. 設定理監事任期資料

階段二：財務資料建立

2.1 會計科目表建立

來源檔案： 2025 收入支出總表 (含會計科目編號).xlsx

需確認資訊：

  • 科目代碼 (code)
  • 科目名稱 (name)
  • 科目類別 (type): 資產/負債/收入/支出/權益
  • 父科目 (parent_id)
  • 是否啟用 (is_active)

操作方式：

  • 檢視現有會計科目表是否需要調整
  • 使用系統 Seeder 或手動建立

2.2 2024年帳務資料匯入

來源檔案： 2024尤塞氏症及視聽雙弱協會帳務.xlsx

需轉換為：

  1. 財務憑證 (finance_documents)

    • 憑證日期
    • 憑證編號
    • 摘要說明
    • 總金額

  2. 會計分錄 (accounting_transactions)

    • 借方科目
    • 貸方科目
    • 金額
    • 摘要

建議：

  • 先分析 Excel 檔案結構
  • 確認是否為複式簿記格式
  • 建立資料轉換腳本

2.3 2025年預算資料

來源檔案： 2025 協會預算試編.xlsx

匯入至：

  • budgets 表（預算主檔）
  • budget_categories 表（預算科目）

階段三：文件與記錄上傳

3.1 重要文件上傳

文件類別建立：

  1. 法人登記文件
  2. 會議記錄
  3. 規範與流程
  4. 財務報表

上傳檔案：

  • 法人登記謄本、公告、函文
  • 會員大會記錄
  • 理監事會議記錄
  • 會計政策手冊
  • 財務流程文件

四、資料匯入前置作業

需要先執行的步驟：

  1. 安裝 Excel 讀取套件

    composer require maatwebsite/excel

  2. 建立會計科目表

    • 確認現有 ChartOfAccountSeeder 是否符合需求
    • 根據「2025 收入支出總表」調整科目

  3. 準備資料轉換腳本

    • 會員資料標準化
    • 財務資料格式轉換
    • 日期格式統一

  4. 資料驗證規則

    • 必填欄位檢查
    • 資料格式驗證
    • 重複資料檢查

五、技術實作建議

5.1 建立匯入指令

php artisan make:command ImportMembers
php artisan make:command ImportFinanceData
php artisan make:command ImportDocuments

5.2 資料驗證流程

  1. 讀取 Excel 檔案
  2. 驗證欄位格式
  3. 檢查重複資料
  4. 建立匯入預覽
  5. 確認後執行匯入
  6. 產生匯入報告

5.3 錯誤處理

  • 記錄匯入失敗的資料列
  • 提供錯誤原因說明
  • 支援部分匯入成功
  • 可回溯或修正後重新匯入

六、後續待辦事項

高優先級

  • 安裝並設定 Laravel Excel 套件
  • 分析會員名冊 Excel 檔案結構
  • 分析帳務資料 Excel 檔案結構
  • 確認會計科目對照表

中優先級

  • 建立會員資料匯入功能
  • 建立財務資料匯入功能
  • 上傳重要法人文件
  • 建立文件分類系統

低優先級

  • 歷史會議記錄數位化
  • 建立文件全文搜尋
  • 資料統計與分析報表

七、注意事項

  1. 資料隱私

    • 會員個人資料需加密保護
    • 限制存取權限
    • 符合個資法規範

  2. 資料備份

    • 匯入前先備份資料庫
    • 保留原始 Excel 檔案
    • 記錄匯入時間與版本

  3. 資料品質

    • 清理重複資料
    • 統一資料格式
    • 補齊缺漏資訊

  4. 測試環境

    • 先在測試環境驗證
    • 確認資料正確性
    • 再於正式環境匯入

八、需要進一步確認的資訊

  1. 會員名冊格式

    • 請確認 Excel 檔案的欄位名稱與順序
    • 是否有特殊的會員編號規則
    • 理監事如何標記

  2. 帳務資料格式

    • 是否為複式簿記格式
    • 憑證編號規則
    • 科目代碼對照

  3. 匯入時程

    • 預計何時開始匯入
    • 是否需要分批次匯入
    • 匯入後的驗證方式

建立日期： 2025-11-30 文件版本： v1.0 負責人： Claude Code

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